Er is afgelopen zomer geen week voorbijgegaan zonder een gesprek over AI. Medewerkers gebruiken het, klanten vragen ernaar, iedereen heeft een voorbeeld klaar. De omarming en het gebruik gaan sneller dan eender welke nieuwe technologie die we ooit meegemaakt hebben. Dat is opvallend, maar er is iets dat me nog meer triggert aan AI.
Gemiddelde eenheidsworst als standaard
De antwoorden die mensen krijgen zijn namelijk heel keurig en… gemiddeld. Ze gaan over de gemiddelde fabriek, de gemiddelde installatie, het gemiddelde dossier. En wat een specifiek bedrijf (bijvoorbeeld dat van u) onderscheidt, is nooit het gemiddelde.
Een taalmodel analyseert zo veel mogelijk publiek geschreven teksten en probeert daarna zelf zo menselijk mogelijk te klinken. Heel fijn, maar het weet niet hoe uw machinepark aan elkaar hangt, welke afspraken er in dossier huppeldepup gelden, waarom die ene klant al drie jaar een uitzondering krijgt of welke fout vorig najaar twee dagen productie kostte en hoe ze uiteindelijk opgelost is.
Bedrijfskennis is waar de waarde zit
Als AI ook die bedrijfskennis kan analyseren en verwerken, noemen we dat grounded knowledge. Echte, gecontroleerde bronnen die alleen van u zijn. Zonder die extra laag zal AI u gewoon een goed geformuleerd antwoord geven over iemand anders.
Het gaat hier niet alleen over kwaliteit. Dit is de plaats waar de winst zit. Dit is wat u onderscheidt van uw directe concurrenten. Dit staat niet zomaar op internet.
Want het is enkel te lezen in uw dossiers, uw verslagen, uw servicehistoriek en in de hoofden van uw mensen.
En precies daar ontstaat vandaag de grootste kans of het grootste risico.
Waardevolle kennis verdwijnt elke dag
Twee soorten werk voelen dit het hardst.
- Bij installatie en service zit de kennis aan het stuur van een bestelwagen. Wie al tien jaar bij klanten komt, weet immers welke schroef op die plaats altijd loszit en welke instelling ze op de tweede lijn nooit mogen aanraken. Als die ene persoon naar een concurrent gaat of met pensioen gaat, gaat de kennis gewoon mee. Wat overblijft is een werkbon met drie regels tekst.
- Het tweede is consultancy- en projectwerk. Daar is de vraag niet of de kennis bestaat, maar of iemand ze binnen vijf minuten terugvindt. Een consultant die tijdens een klantgesprek meteen kan zeggen wat er twee jaar geleden bij een vergelijkbaar dossier beslist is, staat er anders voor dan een consultant die belooft ‘om het even na te kijken’.
De logische reactie is vaak om meer software te zoeken. Alleen zit de oplossing niet in nog een tool.
Een second brain lost dat op
Een second brain is geen extra software die u aankoopt. Het is een geordende laag tussen uw informatie en uw AI-tool, met drie niveaus die u best gescheiden houdt.
De bronnen blijven de bronnen: verslagen, mails, documenten. Ongewijzigd en met een datum bovenaan. Daarboven staat een synthese die per onderwerp samenvat wat er van toepassing is, wat achterhaald is en waar het vandaan komt. En daarboven staat wat u ermee maakt: een nota, een antwoord, een voorstel. Altijd met de verwijzing naar de bron eronder.
Bij ons draait dat systeem al maanden. Alle vergaderverslagen komen in de bronlaag terecht, worden dagelijks verwerkt tot themapagina’s en die pagina’s gebruiken we om vragen te beantwoorden zonder dat iemand opnieuw door alle verslagen hoeft te gaan.
Vertrouwelijke gesprekken lopen daarbij naar een aparte, afgeschermde kennisbank. Dat laatste is geen detail: rechten en discretie moet u van dag één inbouwen, niet ergens in het achterhoofd houden.
Maar zelfs een goede kennislaag volstaat niet als de basis niet goed ingericht is.
Zonder inrichting blijft AI een vreemde
De meeste ontgoocheling die ik hoor over AI is geen probleem met AI. Het is een probleem met de inrichting of de constellatie ervan. Copilot of Claude weet niet wie u bent, waar u aan werkt, hoe u schrijft en wat u vorige week beslist hebt. Zolang u dat niet vastlegt, praat u elke keer met een vreemde.
Wie een uur investeert in een profiel, een set schrijfregels en een geheugen dat over gesprekken heen meegaat, krijgt een ander soort antwoord terug. Omdat het eindelijk weet met wie het praat.
En dan blijft nog één vraag over… Hoe draagt dit bij aan het resultaat van uw bedrijf?
Bewijs het met een businesscase
Nu wordt het pas echt interessant.
Er wordt veel over AI gesproken en de adoptie door medewerkers gaat snel. Maar de vraag die zelden luidop gesteld wordt, is wat het nu effectief bijdraagt aan het resultaat van het bedrijf. Ik hoor veel enthousiasme, maar zie weinig cijfers.
Mijn advies is niet zo spectaculair, maar wel nuttig. Doe een nulmeting voor u begint. Hoeveel tijd kost een proces vandaag, hoeveel fouten zitten erin, hoe lang duurt het om een antwoord te vinden. Schrijf daarna één business case op één blad: welk proces, welke winst, hoe u het meet en wanneer u beslist om te stoppen of te verbreden. Kies één afdeling om het te bewijzen.
Ja, dat vraagt meer werk dan ‘gewoon’ even tool uitrollen, maar het is wel de enige manier om na een jaar te weten of u iets extra verdiend hebt.
Want AI wordt stilaan een commodity. Uw eigen kennis wordt dat nooit.
“Karel Vandendriessche is CEO van Auxera en verbindt er technologie met business. Hij gelooft in groei door visie, eenvoud en focus. En in mensen die daarin de ruimte krijgen om te floreren.”
Wilt u weten waar uw bedrijf het best start met een second brain?
Neem contact met ons op voor een gratis verkennend gesprek. We denken graag met u mee.
